Mobiilne töötamine hoiab raha kokku

Mobiilsete meeskondade levik muudab nii sõidukipargi haldamist kui ka inimeste juhtimist, kirjutab 1. märtsi Äripäev logistika rubriigis.

Majast väljas töötavate inimeste puhul on väga olulisel kohal hea juhtimissüsteem. "Selle on meie eest ära teinud globaalselt DHL,“ rääkis DHL Estonia kullervedude operatiivjuht Marje Summel Fleet Mobility EXEXi foorumil.

Summeli sõnul on nende mobiilses grupis 25 inimest, kellega suudetakse Eesti ära teenindada. "Kohandame etteantud reeglistikku vastavalt kultuurile ja kogemustele. Aga süsteemid toimivad,“ kinnitas ta. IT ühendab tema sõnul klienditeenindust, tellimuste liikumist, saadetiste jagamist, müügiosakonna tööd jne. 

USS Security teenindusdirektori Arved Liivrandi sõnul koosneb nende mobiilne üksus veidi enam kui 80 inimesest. Selle moodustavad tehnilistele häiretele reageerijad, tehnikud, kes teevad uusi paigaldusi ja hooldavad vanu, ning esmatasandi juhid. "Meil on tuhatkond inimest üle riigi, kes osutavad mehitatud valve teenust ja nende juures juhid liiguvadki, et neid toetada,“ kirjeldas ta.

Liivrandi sõnul on nende töö eripäraks, et suure osa tööajast ei tee töötajad midagi. "Mis teeb asja raskeks, sest mida rohkem töötaja teeb midagi, seda vähem jääb tal aega rumalusteks, nagu koolipoistegi puhul öeldakse,“ rääkis Liivrand.

Tema sõnul algab motiveerimine kontaktist otsese juhiga. "Kui inimesed on hajevil, siis töötaja ei pruugi aru saada suurtest eesmärkidest, aga inimene saab aru, et kui ta oma otsest juhti alt veab, siis on halvasti,“ rääkis Liivrand ja lisas, et samas ei tule motiveerimine kõigil lihtsalt välja. "See on omamoodi kunst.“

Parema kontakti saamiseks töötajatega on brigaadide juhid ise väljas, mitte ei juhi inimesi kontorist e-kirjade abil. "Esmatasandi juht on meil hea olla, sest päev on vaba,“ märkis Liivrand. Ta selgitas, et töötaja võib viia asja keemilisse puhastusse või lapse arsti juurde, keegi ei kontrolli.

"Kontoritunde tuleb teha vähe, olemas on kõik mobiilsed vahendid, et teha tööd, sõita autoga, rääkida telefoniga, olla internetiühenduses tahvli või arvutiga," kirjeldas Liivrand. "Inimesed teevad seda, mida mõõdetakse ja esmatasandijuhi üheks tähtsaks mõõdikuks on, kui tihti ta oma alluvaid külastab,“ rääkis Liivrand ja märkis, et näitaja on tulemustega selges korrelatsioonis.

"On loodud tingimused, et esmatasandi juht saaks olla n-ö põllul,“ lisas Liivrand. "Ei saa tahta, et ta oleks lisaks veel usinalt kontoris. "Ta peab seal olema teatud aja, et osaleda koosolekul ja koostada aruanded. Aga kui ei loeta kontoritunde, pole ka kliendi ees vabandust, et sa ei saanud tulla - töö käibki kliendi juures," selgitas ta.

Summeli sõnul liiguvad tööülesanded tulevikus veelgi enam mobiilsuse ja tsentraalsuse suunas. Tsentraalsed meeskonnad ei pruugi samas paikneda ühes riigis, vaid olla tsentraalsed regiooni mõttes. "Aga on ka tiime, kes töötavad meie tolliosakonna heaks Malaisias siis, kui meie magame," tõi ta näiteks.

Ka lisatöö võib motiveeriv olla 

DHLis on inimestel võimalik teenida lisaraha moel, mis mujal enamasti puudub. "Töötajad otsisid võimalusi teenida lisaraha,“ kirjeldas Summel. "Näiteks enne puhkust.“

Töötajate ettepanekutest lähtuvalt on neil, kes on nõus panustama töövälist aega, võimalik teenida lisaraha – kui kullerid soovivad enamasti teha tööd päeval, siis kliendid tahavad saada pakke õhtul pärast tööd. Lisatööd pakkudes on võimalik teha töö ära olemasoleva tööjõuga ja seda kliendi poolt enim väärtustatud ajal.

Summeli sõnul oskavad töötajad sellist võimalust hinnata. "Mõni mees teenib sellega teise palga endale lisaks,“ lisas ta.

Tehnilised lahendused piire ei sea

Eesti Energias on 2000–2500 autokasutajat ning kergsõidukipargis 533 transpordivahendit. Ettevõtte transporditeenuste osakonna juhataja Mango Orase sõnul täidavad inimesed, kes autosid kasutavad, erinevaid tööülesandeid – elektrikud ja käidukorraldajad reageerivad katkestuste ja häirete korral, lisaks kasutavad autosid eri brigaadid, meeskonnad ja projektijuhid kontoritöötajateni välja.

Orase sõnul on kõik sõidukid ettevõttes varustatud GPSiga, mida kasutatakse eelkõige sõidupäeviku koostamiseks. Lisaks annab kütuseseire vajaliku info. Autopargi haldamiseks on kasutuses eraldi infosüsteem, kuhu tuleb info sõitude kohta, personalibaas ning liidestus raamatupidamisprogrammiga, mis annab ülevaate sõiduki kulude kohta.

Oras tõi näiteks, et nende tütarettevõttes Elektrilevis on tehnilise lahendusena käivitatud pilootprojekt, mis püüab anda töökäske nutikamalt kui telefoni või raadioside teel. "Tehnoloogia on valmis, IT-l pole enam piiranguid, raskus on pigem, kuidas inimesed kaasa tulevad ja siin testimine käib," selgitas Oras.

Summeli sõnul on neil kasutuses ühtne infosüsteem, mis ühendab kõiki meeskondi ja info liikumist. "Et kliendi saadetis saaks peale võetud ja kohale toimetatud, et arve saaks väljastatud ja kliendilt tagasiside küsitud," kirjeldas ta.

Liivranna sõnul on nende ettevõttes üles ehitatud infosüsteem, mille keskmes on CRM. "Kus kogu elu toimub."

Liivrand märkis, et patrullide ja tehnikute töö kohta tuleb sooritamisel koostada akt, mida veel eelmisel aastal vormistati paberil. "Aga kümneeuroseid arveid taga ajada, rääkides tuhandetest tükkidest, on kulukas. Nüüd läksime üle elektroonsetele aktidele, mis on automatiseeritud, nii et kusagile ei kao ei kohustuste ega tulu pool," rääkis Liivrand, kelle sõnul on selleks olemas tahvelarvutid. "Teeninduses peab maha jääma märk, et tegid midagi. Inimesed peavad oma tegevusi kajastama ja see on kõige kaasaegsem vorm – lihtsalt klõpsad peale ja see on üle riigi nähtav."

Koju- ja töölesõidult 30% kokkuhoidu

Eesti Energia transporditeenuste osakonna juhataja Mango Orase sõnul on tema juhitava üksuse vastutusvaldkonnaks lisaks sõidukipargi haldamisele korraldada ka töötajate vedu tootmisettevõtetes. "Meie tootmisettevõtted asuvad Ida-Virumaal väljaspool maakonnakeskust ja oleme võtnud kollektiivlepinguga kohustuse viia need inimesed tööle ja tuua koju," kirjeldas Oras.

Seetõttu on juba kaks aastat üksuse fookus selle korraldamisel. "Neid töötajaid on kokku 4000 inimest ja teenuse korraldame partneri kaasabil, kes osutab teenust suurte bussidega," märkis Oras.

Marsruudi paneb paika Eesti Energia. Varem juhtus, et liinid ja ajad võisid bussidel kattuda. "Nüüd paneme paika, mis kellaajal ja kuhu sõita, optimeerides liine, et ei toimuks dubleerimist," kirjeldas Oras.

Käivitatud on pilootprojekt, millega asendatakse endised paberist piletid kiipkaardiga – bussides on kaardilugejad ja töötõendid toimivad bussipiletina, millega töötajad valideerivad sõidu. Selle alusel saadakse info, kas buss oli hõivatud ning kes ja kui palju on sõitnud.

Buss ei jõua sõita iga töötaja ukse juurde. "Peame leidma optimaalse lahenduse. Narva–Auvere liinil sõitvad bussid sõidavad aastas 500 liinikilomeetrit, suudame pilootprojektiga kokku hoida 30%, mis tähendab ka kuludes 30% kokkuhoidu. Kui projekt on valmis, soovime ka teised liinid samamoodi optimeerida," rääkis Oras.

Maksumenetluste korral kaitseb autode kasutamise kord

Attela advokaadibüroo vandeadvokaat Marko Saag soovitab kehtestada maksuküsimuste üleskerimise puhuks ettevõttes kirjalik sõiduautode kasutamise kord.

Saag rääkis, et näiteks seoses kodus parkimisega võib tekkida küsimus, milline on töösõit ja milline mitte. Või kui sõidad Tartust Tallinna, aga hüppad poest läbi ja peatud isiklikuks tarbeks.

Saag tõi näiteks, et kui kontor asub kusagil Lasnamäe tühermaal, siis ettevõtjalik käitumine pole parkida seal, hoolimata sellest, et seal on auto varguse eest paremini kaitstud, vaid heatahtlik peremees pargib kodus.

Samamoodi kui müügimees elab Jüris, pole hea mõte, et ta peab hommikul bussiga linna kontorisse auto järele sõitma, et hakata siis tagasi sõitma, kuna ta müüb oma tooteid Harjumaal. Kodus parkimine ei tähenda kohe, et need sõidud poleks ettevõtlusega seotud.

Küll aga eeldab maksuamet vaikimisi, et kui sa pargid autot kodus, tekib sul kiusatus teha sellega sõite ka isiklikuks tarbeks, näiteks minna õhtul poodi. "Kui sa suudad tõestada, et sa ei tee isiklikke sõite, ei tohiks probleeme olla," märkis Saag. "Probleeme tekib juhul, kui töötaja on lapsesuu," lisas ta. Näiteks ütleb ta, et isiklikke sõite teeb ta naabrimehe autoga.

Seetõttu soovitab Saag kehtestada ettevõttes sõiduauto kasutamise kord. "Milles panna kirja loogika, mis eesmärgil võib kasutada, millised on vastutused, millise loogika järgi toimub parkimine jne," loetles ta.

Kui peaksid tekkima küsimused, ei sõltu maksumenetlus sellest, mida ütleb juht või töötaja, vaid see näitab, et ettevõte on teema läbi mõelnud ja reeglid kehtestanud. Lisaks kohustab see töötajat reegleid täitma, mida ta kinnitab oma allkirjaga. "Kui kunagi peaks tulema keegi küsima, saab sel juhul tõestada, et see ei sõltu ainult suulisest selgitusest," rõhutas Saag.

Ta märkis, et enamik maksumenetlusi lendab vastu taevast just kehva selgituse tõttu. "Maksuametisse sattudes minnakse närvi ning antakse segaseid selgitusi ja jaburaid vastuseid."